新年度 書類の保管年限について
増える一方の書類、年度の変わり目に整理することをお勧めいたします。
書類は種類によってそれぞれ保管年限が定められていることをご存知でしょうか。
今回は人事関係を中心にその一部をご紹介します。
人事関連の書類は永年保管というイメージはありませんか？実は永年保管対象の書類はごく一部です。ほとんどの書類が5～3年の期限なので意外と短いと感じるかもしれません。これはあくまで法令で定めた期限ですので、必要に応じて期限を延長させてオリジナルの期限を設けるのもよいでしょう。
それから、保管年限とセットで決めておきたいのが破棄のルールです。いつ・何を破棄したのかを記録に残しておくことをお勧めします。また、これらの書類は個人情報や機密情報を含む書類ですので、破棄する際には専門の溶解業者に処分委託するなどの注意が必要です。
書類の整理と保管期限の設定、一度検討してみてはいかがでしょうか。
寺崎弁護士の法律の窓
「私（甲）は、Ａ社（通信関係）でアルバイトとして採用されましたが、Ａの下請会社Ｂ社の従業員Ｃと作業するように言われました。Ｃの指示でスライダーという梯子を使って電線に通信のための機器を接続する仕事をさせられました。Ａ社からは、このような高所での作業をするとは聞かされていませんでした。Ｃに「スライダーを使った経験がない」と言うと、使い方を１回だけ教えてくれました。しかし、私は慣れない作業でスライダーから落ちてしまい、足とおしりに受傷し、悪いことに後遺症（１４級認定）を負ってしまいました。Ａ社に対し、労災保険で賄いきれない逸失利益と慰謝料を請求したいのですが、どのような問題があるでしょうか。」
１ 「業務災害」（＝労災かどうか）
「業務上」の災害といえるためには、「業務起因性」と「業務遂行性」の双方が必要とされています。「業務遂行性」とは、「労働者が事業主の支配ないし管理下にある中で」という意味です。甲さんは、Ａ社の支配下にありますが、Ａの管理は離れています。しかし、Ａの業務に従事しているといえるので、「業務遂行性」は認められます。
「業務起因性」とは、「業務に伴う危険が現実化したものと経験則上認められること」をいいます。Ａ社の業務で梯子を使い、電信ケーブルに通信機器を接続させる仕事には、転落の危険が通常伴うと一般的に考えられます。従って、本件では、業務起因性が認められることになります。
このように本件事故は、「労務災害」といえますので、労災保険による保険給付がなされることになります。（次回、労災給付の内容と損害賠償との関係を述べます。）
ひとりごと
先日、社員(社長を含む)と社会との接点を考えさせられることがありました。私どもの事務所の１階には、各テナント用のポストがあります。そこでは、各社の従業員の方が朝そのポストを確認して、郵便物を取り出してから出社する光景が見られます。
先日、ある人が郵便物を取り出し、エレベータホールまで来てエレベータを待っていました。そこには、小さいゴミ箱があります。この方は郵便物をみて、いらない送付物をそのゴミ箱に次々と捨てていました。そのゴミ箱は決して大きくないゴミ箱です。このゴミ箱は、汚れた手を拭いた紙を捨てたり、そこで鼻をかんだものを捨てたりと、一種の公共物(共用物)的側面が強いのではないでしょうか。個人の感覚としてはこれでもよいかもしれません。しかし、会社のゴミをみんなで使うゴミ箱に戸惑いなく捨てる光景は、社員が社会との接点をいかに考えるべきか考えさせられる光景でした。
編集後記
以前新聞を読んでいたら「若い女性の間で手ぬぐいを集めるのが流行している」なんて記事を読みました。私の友人にも同じような女性がいたものですから、本当に流行っているんだなぁ・・なんて思っていたら、取材されていたのが私の友人だった。なんてオチが付いてきたのですが。
そういう私も実はハンカチの代わりに手ぬぐいを持ち歩くのが趣味だったりします。季節を感じる柄（今の時期なら鯉のぼりでしょうか）や昭和初期の復刻デザインに若手作家の斬新なデザインのものまで、その日の気分や天気に合わせ選んでみるというのも楽しいものですよ。
